P: ¿Quién es el responsable de verificar la condición de un empleado nuevo: la agencia de empleo o la empresa a la que se asignó el trabajador? Si la empresa contrata un empleado de manera permanente, ¿esta empresa verifica la condición del trabajador en ese momento? ¿Qué fecha debe introducir la agencia de empleo en el campo de Fecha de contratación en la Sección 2?
R: La entidad responsable de verificar la condición de un trabajador nuevo es la entidad responsable de completar el Formulario I-9 de dicho trabajador. Los requisitos del Formulario I-9 se aplican tras la contratación de una persona por parte de otra persona o entidad para trabajar en Estados Unidos. Una “contratación” se lleva a cabo cuando se inicia el empleo a cambio de salarios u otro tipo de remuneración. Por lo tanto, si el trabajador nuevo es un empleado de la agencia de empleo, de modo que aparece en la nómina de la agencia de empleo y recibe cheques de dicha agencia, la agencia de empleo tiene la responsabilidad de completar y conservar el Formulario I-9. Si el trabajador nuevo es un empleado de la empresa, de modo que aparece en la nómina de la empresa y recibe cheques de dicha empresa, la empresa tiene la responsabilidad de completar y conservar el Formulario I-9. Si el trabajador nuevo es un empleado de la agencia de empleo, y la empresa a la que la agencia de empleo asignó al trabajador decide contratar a este trabajador y pagarle directamente a él, el empleado se considera una nueva contratación de dicha empresa, y la responsabilidad de completar el Formulario I-9 para el trabajador se transfiere a esta empresa a partir de la fecha de contratación.
En el caso de una agencia de empleo, la aceptación de una oferta y el ingreso al grupo de tareas pueden considerarse equivalentes a una oferta y aceptación de empleo, después de lo cual se puede completar el Formulario I-9. La agencia no necesita postergar la verificación hasta que el trabajador haya aceptado una tarea en particular. La fecha que la agencia de empleo debe indicar en el campo de “Certificación” en la Sección 2 del Formulario I-9 es la fecha de aceptación de una oferta y el ingreso al grupo de tareas.
P: Un extranjero con una visa B-1 tiene una pasantía/capacitación de tres meses en Estados Unidos como parte del aprendizaje/la pasantía que realiza en nuestra empresa. Nuestra empresa proporciona a esta persona el dinero para las comidas y la gasolina, de modo que pueda conducir desde su apartamento hasta nuestras instalaciones hasta que finalice la pasantía. ¿Debemos completar el Formulario I-9 para esta persona?
R: El titular de una visa B-1 puede recibir pago por gastos nominales durante la actividad elegible permitida por la visa B-1, como la capacitación que describió. Debido a que la actividad permitida por la visa B-1 no se considera un empleo, no se debe completar el Formulario I-9 por dicha actividad.