P: ¿Puedo aceptar copias de Formularios I-9 que me enviaron por fax?
R: Una copia enviada por fax no es un documento válido. Si la empresa completa y conserva los Formularios I-9 en formato de papel únicamente, ésta debe conservar los Formularios I-9 originales junto con las firmas originales escritas a mano durante tres años posteriores a la fecha de contratación o durante un año posterior a la finalización de la relación laboral con una persona, cualquiera de las fechas que sea posterior. Si el empleador que utiliza un sistema de almacenamiento en formato de papel únicamente ha destruido los Formularios I-9 originales con las firmas originales escritas a mano, el empleador y el empleado deben realizar el proceso del Formulario I-9 nuevamente: el empleado deberá completar y firmar la Sección 1 de un nuevo Formulario I-9, y el empleador deberá revisar los documentos aceptables que presente el empleado y firmar la Sección 2. El empleador tendrá que adjuntar entonces un fax del formulario destruido al formulario nuevo, con una nota acerca de lo que ocurrió con el original.
P: Un boletín de seguridad del Departamento de Defensa establece que está prohibido hacer copias de identificaciones militares. Debo hacer copias para presentarlas con el Formulario I-9. ¿Qué debo hacer?
R: El empleador puede sacar una fotocopia de la tarjeta de identificación militar para completar el proceso del Formulario I-9. Según la Ley de Inmigración y Nacionalidad que rige el proceso del Formulario I-9, se permite realizar copias de documentación. Específicamente, esta disposición establece lo siguiente: “Sin perjuicio de cualquier otra disposición de la ley, la persona o entidad puede realizar una copia de un documento presentado por una persona en conformidad con esta subsección y puede conservar la copia, pero sólo (a menos que así lo permita la ley) a los fines de cumplir con los requisitos de esta subsección”. Además, la prohibición de copias de identificaciones militares en el Título 18 del Código de EE. UU., Parte 1, Capítulo 33, Sección 701 al que la pregunta hace referencia no corresponde si esto está “autorizado por reglamentaciones que están en conformidad con la ley”.