P: Una tarjeta de Seguro Social sin firmar, ¿es un documento válido?
R: Sí. No se requiere una firma en la tarjeta para que ésta sea válida. Puede aceptar una tarjeta de Seguro Social sin firmar siempre que esta aparente ser razonablemente genuina y se refiera a la persona que la presenta.
P: Una tarjeta de Seguro Social plastificada, ¿es un documento válido?
R: Depende. Si en el reverso de la tarjeta se especifica “not valid if laminated” (no válida si está plastificada), entonces la tarjeta de Seguro Social plastificada no tiene validez. La Administracion de Seguro Social (SSA) recomienda a los titulares de la tarjeta de Seguro Social no plastificarlas. Las reproducciones metálicas o plásticas de las tarjetas de Seguro Social no son aceptables para el Formulario I-9.
P: ¿Cómo puede un empleador verificar el número de Seguro Social de un empleado?
R: Si un empleador está registrado para utilizar E-Verify, entonces E-Verify confirmará que el nombre y el número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado coincidan. E-Verify está administrado por la División de Verificación de USCIS del Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. y la Administración de Seguro Social.
En resumen, los empleadores envían información extraída del Formulario I-9 de una nueva persona contratada (incluido el SSN mediante E-Verify) a SSA y USCIS para determinar si la información coincide con los registros del gobierno y si la nueva persona contratada está autorizada a trabajar en Estados Unidos.
SSA también proporciona el Servicio de Verificación del Número de Seguro Social (SSNVS, por sus siglas en inglés), uno de los servicios ofrecidos por Servicios para Negocios en Línea (Business Services Online). Este servicio está disponible en http://www.ssa.gov/ssnv.htm y le permite a los usuarios registrados (empleadores y ciertos remitentes de terceros) verificar los nombres y los números de Seguro Social de empleados en comparación con los registros de SSA.
Si el nombre y el SSN no coinciden con los registros de SSA, el empleador tiene prohibido tomar medidas adversas (como el despido temporal, la suspensión, la discriminación o el despido definitivo) contra el empleado. Cualquier empleador que utilice la incompatibilidad de información con los registros de SSA como fundamento para tomar medidas adversas inadecuadas contra un trabajador pueden infringir la ley federal o estatal.
Recuerde que la incompatibilidad inicial del SSNVS no significa que una persona no esté autorizada para trabajar. La información recibida del SSNVS no contiene declaración alguna acerca de la condición de inmigración de un trabajador. Esto significa que sólo hay una incompatibilidad inicial que puede deberse a varias razones, incluidos los errores en las bases de datos del gobierno.
Restricciones para el uso de SSNVS:
Aunque el servicio esté disponible para todos los empleadores y remitentes de terceros, éste sólo se puede utilizar para verificar empleados actuales y anteriores, y sólo para realizar los informes de salarios (Formulario W-2).
No utilice el SSNVS antes de contratar un empleado.
Si el SSNVS informa una incompatibilidad, el empleador debe comparar el SSN incompatible con el registro de contratación. Si el empleador cometió un error tipográfico, éste debe corregir el error y volver a enviar los datos correctos. Si el registro del empleador y la tarjeta del Seguro Social coinciden, el empleador debe brindar al empleado la oportunidad de corregir la incompatibilidad. El empleador debe corregir los registros y volver a enviar la información corregida a SSA.