P: Los empleadores, ¿deben conservar los Formularios I-9 originales con las firmas originales escritas a mano? ¿O se aceptan fotocopias?
R: Si el empleador completa y conserva un Formulario I-9 en formato de papel únicamente, éste debe conservar el Formulario I-9 original junto con las firmas originales escritas a mano durante tres años posteriores a la fecha de contratación o durante un año posterior a la finalización de la relación laboral con una persona, cualquiera de las fechas que sea posterior. No se aceptan fotocopias de los Formularios I-9 completados.
P: Las reglamentaciones de la Ley de Secreto Bancario exigen que mi empresa conserve Formularios I-9 y documentación de respaldo durante un mínimo de cinco años, independientemente de los requisitos de retención establecidos por la IRCA. ¿Cómo hago para cumplir a su vez con los requisitos del Formulario I-9?
R: Debe asegurarse de cumplir con las reglamentaciones de la Ley de Secreto Bancario, según corresponda, así como también con los requisitos del Formulario I-9. Por lo tanto, si el Formulario I-9 del empleado es un documento de respaldo en un informe de actividad sospechosa, éste se debe conservar según lo exige la Ley de Secreto Bancario. También debe asegurarse de cumplir con los requisitos reglamentarios y normativos del Formulario I-9 al conservar una copia del Formulario I-9 del empleado durante tres años posteriores a la fecha de contratación o durante un año posterior a la finalización de la relación laboral con dicho empleado, cualquiera de las fechas que sea posterior, y facilitar el formulario a los funcionarios que realicen la inspección cuando se lo solicite.