P: Mi empresa desea dejar de conservar copias de documentación de todos los empleados. ¿Cómo debemos implementar este cambio? ¿Debemos destruir todas las copias conservadas anteriormente?
R: Las reglamentaciones del Formulario I-9 les permiten a los empleadores elegir si desean o no conservar copias de documentación presentada por los empleados para completar el Formulario I-9. Por lo tanto, usted puede decidir en cualquier momento empezar a conservar copias de documentos o bien dejar de hacerlo, siempre y cuando haga esto con las copias de todos los empleados, sin importar el origen nacional o la condición de ciudadanía, sino podría infringir la ley de antidiscriminación.
No debe destruir las copias de documentos conservadas previamente. Las reglamentaciones de DHS establecen que una vez que se realizan copias de los documentos, éstas se deben conservar junto con los Formularios I-9.
P: ¿Se ha realizado algún cambio en las reglamentaciones con respecto a conservar fotocopias de documentos presentados por los empleados para evidenciar la autorización de empleo?
R: Las disposiciones de verificación de elegibilidad de empleo y sanciones al empleador en la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA, por sus siglas en inglés) siempre han establecido que los empleadores pueden elegir hacer copias de documentos: “Sin perjuicio de cualquier otra disposición de la ley, la persona o entidad puede realizar una copia de un documento presentado por una persona en conformidad con esta subsección…” (INA, Sección 274A[b][4], 8 USC §1324a[b][4]). Sin embargo, una vez que un empleador saque fotocopias de un documento presentado por un empleado, el empleador debe conservar las fotocopias junto con el Formulario I-9 o almacenarlas con los registros del empleado. Consulte 8 CFR 274a.2(b)(3). La opción de almacenar copias con los registros del empleado es una opción relativamente nueva que se agregó a las reglamentaciones en 2010. Consulte 75 Registro Federal 42575-01 (22 de julio de 2010).