P: Si los Formularios I-9 almacenados por una empresa se destruyen a causa de un desastre natural o cualquier otro acontecimiento impredecible, ¿qué debe hacer la empresa?
R: Los empleadores a los que se les hayan perdido o destruido los Formularios I-9 debido a un desastre natural deben completar Formularios I-9 nuevos en la medida de lo posible para dichos empleados y adjuntar una nota que explique la razón por la cual se volvieron a completar.
P: El empleador, ¿debe completar un nuevo Formulario I-9 si el empleado firma fuera de la casilla donde se coloca la firma?
R: No. Siempre y cuando se vea claramente que la firma corresponde a la declaración (“I attest, under penalty of perjury …” [Declaro, bajo pena de perjurio…]), no hay necesidad de completar un nuevo Formulario I-9 o de corregir el lugar de la firma.
P: Si un empleador encuentra un error en Formularios I-9 que se completaron anteriormente, ¿cómo debe corregir el empleador este error?
R: El empleador puede trazar una línea sobre la información errónea, escribir la información correcta en el Formulario I-9 y colocar sus iniciales y la fecha de la corrección. El empleador también debe redactar una nota en el archivo en la que se explique que se realizó una autoevaluación en dicha fecha.
P: Un empleador, ¿puede aceptar una licencia de conducir vencida con un documento emitido por el Departamento Estatal de Vehículos Automotores (DMV, por sus siglas en inglés) que establezca que el documento sirve como licencia temporal?
R: Sí. Una licencia de conducir temporal emitida por el estado es un documento aceptable de la Lista B, siempre que tenga una fotografía o información de identificación, incluidos el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, la altura, el color de ojos y la dirección. Si una licencia de conducir temporal tiene condiciones, por ejemplo, que la licencia vencida debe presentarse junto con la licencia de conducir temporal para tener validez, entonces estas condiciones se deben cumplir.
P: ¿Qué constituye un “registro de reclutamiento” para el proceso del Formulario I-9?
R: Cualquier documento emitido por el Servicio Militar Obligatorio (Selective Service) que demuestre que un hombre está registrado en el Sistema de Servicio Militar Obligatorio (Selective Service System) se considera un registro de reclutamiento en la Lista B para el proceso del Formulario I-9. Los hombres que se registraron a partir de 1983 tendrán una tarjeta de constancia de registro emitida por el Servicio Militar Obligatorio. Para obtener más información acerca de la tarjeta de constancia de registro del Servicio Militar Obligatorio, visite el sitio web del Servicio Militar Obligatorio: www.sss.gov.
P: Un certificado de nacimiento emitido por un hospital, ¿es un documento aceptable de la Lista C?
R: Para que un documento se considere aceptable para el proceso del Formulario I-9, el documento en cuestión debe ser un certificado de nacimiento original o una copia certificada de éste emitidos por un estado, condado, autoridad municipal o territorio no incorporado de Estados Unidos, con sello oficial. USCIS no puede observar la ley estatal y la autoridad que un hospital pueda tener para emitir certificados de nacimiento. Por lo general, un hospital no tiene esta autoridad. Recomendamos comunicarse con el estado para saber si el hospital en cuestión está autorizado para emitir certificados de nacimiento.
P: Un pasaporte vigente, pero cancelado, ¿es un documento aceptable para el Formulario I-9?
R: Un pasaporte estadounidense es aceptable para el proceso del Formulario I-9 si está vigente. Por lo tanto, un pasaporte estadounidense cancelado aún puede ser un documento aceptable a los fines del Formulario I-9, siempre y cuando el documento no haya vencido. El Departamento de Estado de los EE. UU. cancela los pasaportes estadounidenses válidos y vigentes de otro modo cuando se emiten pasaportes renovados.
P: ¿Puedo aceptar un documento vencido?
R: No. Los documentos vencidos ya no son aceptables para el Formulario I-9. Sin embargo, usted puede aceptar los Documentos de Autorización de Empleo (Formulario I-766) y Tarjetas de Residente Permanente (Formulario I-551) que estén vencidos, pero que tengan una extensión otorgada por USCIS.
Por ejemplo, los beneficiarios del Estatus de Protección Temporal (TPS), cuyos Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) estén vencidos, pueden recibir una extensión automáticamente mediante un aviso del Registro Federal. Estas personas pueden continuar trabajando de acuerdo con los Documentos de Autorización de Empleo (Formularios I-766) durante el período de extensión automática que se indica en el aviso de Registro Federal. Cuando la extensión automática del Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766) venza, debe reverificar la autorización de empleo del empleado.
P: Un empleador, ¿puede incluir el Formulario I-9 en un paquete de solicitud de empleo?
R: No. Un empleador no puede requerir que un empleado complete el Formulario I-9 antes de que el empleado haya aceptado una oferta de trabajo. Sin embargo, el empleador puede informar a los solicitantes que deben completar el Formulario I-9 tras la contratación.
P: Un notario público, ¿puede adjuntar una declaración al Formulario I-9 en vez de firmar en la casilla de firma de la Sección 2?
R: No. La Sección 2 es una revisión de los documentos que el empleado presenta y debe estar firmada. Si no se firma esa sección, el Formulario I-9 no está completo.
P: Un menor, ¿puede actuar como redactor o traductor de un empleado para completar el Formulario I-9?
R: Aunque las reglamentaciones no prohíben explícitamente que un menor actúe como redactor o traductor para completar el Formulario I-9, USCIS recomienda que los empleadores hagan uso de su criterio para determinar si el menor tiene la edad suficiente como para comprender las repercusiones legales que implican firmar la Certificación del redactor y el traductor.
P: Los empleados, ¿pueden colocar la casilla de correo (P.O. Box) como dirección en la Sección 1?
R: No; los empleados no pueden utilizar sus casillas de correo como direcciones en el Formulario I-9. Los empleados deben introducir la dirección física de residencia en la Sección 1 (p. ej., “1234 Verification Street”). Si el lugar de residencia del empleado no tiene una dirección física, se debe introducir una descripción de la ubicación de dicho lugar. A continuación, se muestra un ejemplo de una descripción aceptable: “18 millas al sudoeste del depósito Anytown, cerca del molino de viento”.
P: El Formulario I-9, ¿se debe completar con un color de tinta específico?
R: No. El Formulario I-9 no se debe completar con un color de tinta específico. No obstante, la información introducida en el formulario se debe poder leer fácilmente durante todo el período de conservación del formulario.
P: Un empleador, ¿puede completar previamente (por adelantado) la Sección 2 con el nombre y la dirección de la empresa u organización y el cargo del representante de la empresa?
R: Sí. Los empleadores pueden completar previamente las casillas de “Nombre en letra de imprenta”, “Cargo” y “Nombre y dirección de la empresa u organización” de la Sección 2 del Formulario I-9.
P: Mi empresa designa a un notario para completar la Sección 2 del Formulario I-9 cuando un miembro del personal de RR. HH. o un empleado interno no se encuentran en el área donde trabajará el nuevo empleado. ¿Cuál es la mejor forma de realizar una corrección si el notario comete un error en el formulario de un empleado?
R: El notario actúa como agente del empleador. Por lo tanto, el notario o el empleador pueden corregir los Formularios I-9 según sea necesario. Para realizar correcciones, usted o el notario pueden trazar una línea sobre la información incorrecta, introducir la información correcta y colocar las iniciales y la fecha del cambio.
P: Mi empleado quiere saber qué significa “bajo pena de perjurio”. Necesito ayuda para responder.
R: Cuando un empleado declara su condición de ciudadanía o inmigración “bajo pena de perjurio” y firma y coloca la fecha en la Sección 1 del Formulario I-9, el empleado establece que la información proporcionada es verdadera. Las consecuencias de perjurio pueden incluir multas y encarcelamiento.
P: Soy empleador y debo introducir el nombre de la empresa en el Formulario I-9, ¿cual escribo?: ¿el nombre legal o el nombre comercial (DBA)?
R: Los empleadores deben registrar el nombre de la empresa en el Formulario I-9. USCIS recomienda que el empleador utilice el nombre legal de la empresa y si tiene un nombre comercial (DBA, por sus siglas en inglés), también lo debe incluir en el formulario. El empleador debe introducir los mismos nombres en todos los Formularios I-9. Los empleadores que utilicen E-Verify pueden introducir tanto el nombre legal como el comercial (DBA) de la empresa en el sistema.
P: ¿Se pueden agregar anotaciones adicionales en un Formulario I-9 completado? Por ejemplo, a fin de completar el formulario, ¿se puede escribir el nombre del empleado en el margen del formulario para poder completarlo fácilmente?
R: Los empleadores deben asegurarse de que la información de los Formularios I-9 almacenados sea legible. Cualquier anotación adicional que se agregue en el Formulario I-9 que no sea la información requerida no debe imposibilitar la lectura de la información en dicho formulario a un funcionario del gobierno autorizado.
P: En una asociación, ¿ambos copropietarios deben completar el Formulario I-9? ¿Qué sucede si uno se rehúsa a completar el Formulario I-9?
R: Los requisitos del Formulario I-9 se aplican tras la contratación de una persona para un empleo en Estados Unidos. Si alguno de los “copropietarios” o ambos fueron contratados por un empleador o asociación, entonces cada copropietario debe completar el Formulario I-9. Si un copropietario o un empleado no puede presentar documentación aceptable o se rehúsa a completar el Formulario I-9, entonces no pueden trabajar a cambio de pago en la asociación. El incumplimiento de los requisitos del Formulario I-9 puede dar como resultado sanciones civiles contra el empleador.