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¿Este documento es aceptable?: Parte 15

P:  Los documentos de autorización de empleo que tienen la especificación “Fingerprint not available” (Huella dactilar no disponible), ¿son un documento aceptable para el Formulario Form I-9?  

    R:  Sí; estos documentos aún son aceptables para el Formulario I-9. La especificación “Huella dactilar no disponible” quiere decir que la tarjeta fue emitida antes de tomar los datos biométricos o que la impresión no se aplicó. 

P:  Una Tarjeta de Identificación Consular de México, ¿es un documento aceptable para el Formulario I-9? 

    R:  El gobierno de México emite tarjetas de identificación consulares a los naturales de México que residen en Estados Unidos. Estas tarjetas no son pruebas aceptables de identidad para el proceso del Formulario I-9.

P:  Un Certificado de Nacimiento con Vida, ¿es un documento aceptable de la Lista C?

    R: U n Certificado de Nacimiento con Vida puede clasificarse como un certificado de nacimiento (N.° 4 en la Lista C de las Listas de documentos aceptables) si es un documento original o una copia certificada emitidos por un estado, condado, autoridad municipal o territorio de Estados Unidos, con un sello oficial. Las versiones de certificados de nacimiento pueden variar de gran manera según la autoridad emisora y el año de nacimiento.

P:  La tarjeta Nexus, ¿es un documento aceptable?

    R: La tarjeta NEXUS es un documento aceptable de la Lista B #2.

¿Este documento es aceptable?: Parte 14

P:  Un certificado de nacimiento emitido por la Zona del Canal de Panamá en 1968, ¿es un documento aceptable de la Lista C?

    R:  Los certificados de nacimiento aceptables son aquellos emitidos por un estado, un condado, una autoridad municipal o un territorio no incorporado de Estados Unidos, con un sello oficial. Un certificado de nacimiento emitido por la Zona del Canal de Panamá en 1968 no es un documento aceptable de la Lista C, debido a que dicha zona no es un territorio no incorporado de Estados Unidos, según se define en 8 U.S.C. 1101(a)(29). El empleador debe rechazar el documento y solicitar al empleado que presente otro documento de la Lista C. 

P:  ¿Dónde puedo encontrar un ejemplo de un documento de pertenencia a una tribu nativa estadounidense?

    R:  Cada una de las 564 tribus reconocidas a nivel federal puede emitir su propio documento único de pertenencia a una tribu según la información privada de la tribu. USCIS no tiene ejemplos de estos documentos de pertenencia a una tribu y tampoco puede proporcionar pautas sobre documentos específicos de tribus. 

P:  ¿Puedo aceptar una tarjeta de residente permanente que no tenga fecha de vencimiento y que incluya una fotografía del titular de cuando era niño?

    R:  Las tarjetas verdes antiguas (Formularios I-551), llamadas tarjetas de extranjero residente, fueron emitidas por el Servicio de Inmigración y Naturalización del Departamento de Justicia de EE. UU. entre el mes de enero de 1977 y agosto de 1989. Estas tarjetas son de color durazno y tienen la huella dactilar y la fotografía del titular. Estas tarjetas no tienen fechas de vencimiento y tienen validez indefinidamente. Si un empleado presenta este tipo de tarjeta para completar el Formulario I-9, debe aceptarla, siempre y cuando ésta aparente ser razonablemente genuina y se refiera a la persona que la presenta. Si no puede determinar si la tarjeta se refiere a la persona que la presenta, puede rechazar el documento y solicitar otro documento aceptable.

¿Este documento es aceptable?: Parte 13

P:  Un empleado, ¿puede presentar una extensión para el recibo que presentaron cuando completaron originalmente el Formulario I-9?

    R:  Según las reglas del Formulario I-9, la norma con respecto al recibo permite a un empleado presentar un “recibo” en lugar del documento en sí, que cumpla el requisito de presentación de documentos por un período limitado. Existen 3 tipos de “recibos”: (1) un recibo para la solicitud de un documento extraviado, robado o destruido (recibo de 90 días); (2) un Registro de Llegada/Salida (Formulario I-94/94A) con una estampilla I-551 temporal y una fotografía (con fecha de vencimiento en la estampilla); y (3) un Registro de Llegada/Salida (Formulario I-94-94A) con la estampilla de admisión del refugiado (recibo de 90 días). Después de la fecha de vencimiento del período de validez del recibo, el empleado debe presentar el documento real por el cual se presentó el recibo. No se permite presentar otro recibo al final de este período. 

P:  Las instituciones educativas, ¿deben colocar el nombre del empleador en la página 3 del Formulario I-20 para que el estudiante esté autorizado a trabajar para ese empleador específico?

    R:  Sí; el funcionario designado de la institución educativa aún debe introducir el nombre del empleador en un Formulario I-20 de un estudiante conforme a las reglamentaciones que rigen la contratación de personas no inmigrantes F-1.

P:  Una tarjeta de Viajero Confiable o una tarjeta SENTRI, ¿es un documento aceptable para el proceso del Formulario I-9?

    R:  Las tarjetas SENTRI, también conocidas como las tarjetas de Viajero Confiable, son documentos aceptables según la Lista B #2 como una tarjeta de identificación emitida por una agencia federal, específicamente la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (CBP, por sus siglas en inglés).

¿Este documento es aceptable?: Parte 12

P:  Un empleador, ¿puede aceptar una licencia de conducir vencida con un documento emitido por el Departamento Estatal de Vehículos Automotores (DMV, por sus siglas en inglés) que establezca que el documento sirve como licencia temporal?

    R:  Sí. Una licencia de conducir temporal emitida por el estado es un documento aceptable de la Lista B, siempre que tenga una fotografía o información de identificación, incluidos el nombre, la fecha de nacimiento, el sexo, la altura, el color de ojos y la dirección. Si una licencia de conducir temporal tiene condiciones, por ejemplo, que la licencia vencida debe presentarse junto con la licencia de conducir temporal para tener validez, entonces estas condiciones se deben cumplir.

P:  ¿Qué constituye un “registro de reclutamiento” para el proceso del Formulario I-9? 

    R:  Cualquier documento emitido por el Servicio Militar Obligatorio (Selective Service) que demuestre que un hombre está registrado en el Sistema de Servicio Militar Obligatorio (Selective Service System) se considera un registro de reclutamiento en la Lista B para el proceso del Formulario I-9. Los hombres que se registraron a partir de 1983 tendrán una tarjeta de constancia de registro emitida por el Servicio Militar Obligatorio. Para obtener más información acerca de la tarjeta de constancia de registro del Servicio Militar Obligatorio, visite el sitio web del Servicio Militar Obligatorio: www.sss.gov.

¿Este documento es aceptable?: Parte 11

P:  El Departamento de Estado de EE. UU. dejó de emitir el Certificado de Informe de Nacimiento (DS-1350) en diciembre de 2010. También empezó a emitir una nueva versión del Informe Consular de Nacimiento en el Extranjero (FS-240) para reemplazar el Certificado de Nacimiento en el Extranjero (FS-545) en enero de 2011. El nuevo Informe Consular de Nacimiento en el Extranjero (FS-240), ¿se incluirá en la Lista C de las Listas de documentos aceptables? El Certificado de Informe de Nacimiento (DS-1350) y el Certificado de Nacimiento en el Extranjero (FS-545), ¿aún se aceptarán en el proceso del Formulario I-9?

     R:  USCIS no puede agregar ni quitar documentos de la Lista de documentos aceptables para el Formulario I-9 hasta que se realicen cambios en las reglamentaciones de acuerdo con los procedimientos adecuados de regulación. USCIS está en proceso de evaluar la Lista de documentos aceptables para una posible regulación. El Certificado de Informe de Nacimiento (DS-1350) y el Certificado de Nacimiento en el Extranjero (FS-545) aún se aceptarán en el proceso del Formulario I-9.

P:  Un empleado nuevo afirma que es un estudiante extranjero con permiso para trabajar para un nuevo empleador debido a una dificultad económica. ¿Puede trabajar para mí?

    R:  La mayoría de los estudiantes F-1 está autorizada a trabajar en empleos que estén directamente relacionados a su campo de estudio. Los empleadores deben consultar el código de categoría y el asesoramiento en nuestro sitio web antes de contratar a un estudiante extranjero.

Hay estudiantes F-1 que pueden estar autorizados para trabajar debido a una dificultad económica grave. Estos estudiantes no tienen límites con respecto al tipo de empleo que pueden aceptar. El Documento de Autorización de Empleo (tarjeta de Formulario I-766 con fotografía) del estudiante tendrá el código de categoría C33, que le permite saber que dicho estudiante puede trabajar para cualquier empleador.

¿Este documento es aceptable?: Parte 10

P:  Una tarjeta de Seguro Social que tiene la especificación “For Social Security and Tax Purposes Only” (Sólo para fines impositivos y de Seguro Social), ¿es válida para el empleo?

     R:  Sí. En la actualidad, hay 50 versiones diferentes de la tarjeta de Seguro Social y todas pueden ser válidas para el empleo. Visite el sitio web del Seguro Social para ver la table que indica los cambios en la tarjeta de SSN a través de los años.

Las tarjetas que NO son documentos aceptables de la Lista C pueden incluir alguna de las siguientes especificaciones:

               NOT VALID FOR EMPLOYMENT (No válida para empleo)

               VALID FOR WORK ONLY WITH INS AUTHORIZATION (Válida para trabajar solamente con autorización del INS)

               VALID FOR WORK ONLY WITH DHS AUTHORIZATION (Válida para trabajar solamente con autorización de DHS)

P:  La Tarjeta de Identificación de Trabajador Transitorio (TWIC, por sus siglas en inglés), ¿es un documento aceptable de la Lista C?

     R:  No. Sin embargo, la tarjeta TWIC es un documento de identidad de la Lista B.

P:  Una licencia de conducir mejorada, emitida por el estado, ¿se clasifica como un documento de la Lista A?

     R:  No; la licencia de conducir mejorada es un documento de la Lista B.

¿Este documento es aceptable?: Parte 9

P:  Una tarjeta de Seguro Social sin firmar, ¿es un documento válido?

     R:  Sí. No se requiere una firma en la tarjeta para que ésta sea válida. Puede aceptar una tarjeta de Seguro Social sin firmar siempre que esta aparente ser razonablemente genuina y se refiera a la persona que la presenta.

P:  Una tarjeta de Seguro Social plastificada, ¿es un documento válido?

     R:  Depende. Si en el reverso de la tarjeta se especifica “not valid if laminated” (no válida si está plastificada), entonces la tarjeta de Seguro Social plastificada no tiene validez. La Administracion de Seguro Social (SSA) recomienda a los titulares de la tarjeta de Seguro Social no plastificarlas. Las reproducciones metálicas o plásticas de las tarjetas de Seguro Social no son aceptables para el Formulario I-9.

P:  ¿Cómo puede un empleador verificar el número de Seguro Social de un empleado?

     R:  Si un empleador está registrado para utilizar E-Verify, entonces E-Verify confirmará que el nombre y el número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado coincidan. E-Verify está administrado por la División de Verificación de USCIS del Departamento de Seguridad Nacional de EE. UU. y la Administración de Seguro Social.

En resumen, los empleadores envían información extraída del Formulario I-9 de una nueva persona contratada (incluido el SSN mediante E-Verify) a SSA y USCIS para determinar si la información coincide con los registros del gobierno y si la nueva persona contratada está autorizada a trabajar en Estados Unidos.

SSA también proporciona el Servicio de Verificación del Número de Seguro Social (SSNVS, por sus siglas en inglés), uno de los servicios ofrecidos por Servicios para Negocios en Línea (Business Services Online). Este servicio está disponible en http://www.ssa.gov/ssnv.htm y le permite a los usuarios registrados (empleadores y ciertos remitentes de terceros) verificar los nombres y los números de Seguro Social de empleados en comparación con los registros de SSA.

Si el nombre y el SSN no coinciden con los registros de SSA, el empleador tiene prohibido tomar medidas adversas (como el despido temporal, la suspensión, la discriminación o el despido definitivo) contra el empleado. Cualquier empleador que utilice la incompatibilidad de información con los registros de SSA como fundamento para tomar medidas adversas inadecuadas contra un trabajador pueden infringir la ley federal o estatal.

Recuerde que la incompatibilidad inicial del SSNVS no significa que una persona no esté autorizada para trabajar. La información recibida del SSNVS no contiene declaración alguna acerca de la condición de inmigración de un trabajador. Esto significa que sólo hay una incompatibilidad inicial que puede deberse a varias razones, incluidos los errores en las bases de datos del gobierno.

Restricciones para el uso de SSNVS:

               Aunque el servicio esté disponible para todos los empleadores y remitentes de terceros, éste sólo se puede utilizar para verificar empleados actuales y anteriores, y sólo para realizar los informes de salarios (Formulario W-2).

               No utilice el SSNVS antes de contratar un empleado.

Si el SSNVS informa una incompatibilidad, el empleador debe comparar el SSN incompatible con el registro de contratación. Si el empleador cometió un error tipográfico, éste debe corregir el error y volver a enviar los datos correctos. Si el registro del empleador y la tarjeta del Seguro Social coinciden, el empleador debe brindar al empleado la oportunidad de corregir la incompatibilidad. El empleador debe corregir los registros y volver a enviar la información corregida a SSA.

¿Este documento es aceptable?: Parte 8

P:  ¿Puedo aceptar un pasaporte no firmado para el proceso del Formulario I-9?

     R:  Sí. Un pasaporte no firmado es un documento aceptable a los fines del Formulario I-9, siempre y cuando dicho documento aparente ser razonablemente genuino a primera vista y se refiera a la persona que lo presenta.

P:  Un empleado nuevo me entregó recientemente un documento de autorización de empleo que aún no es válido, pero que tendrá validez en unas pocas semanas. ¿Puedo aceptar este documento y completar la Sección 2?

     R:  No. Los empleadores no pueden aceptar documentos que se validen en una fecha futura. Además, los empleados no pueden empezar a trabajar hasta que estén autorizados para hacerlo. Por ejemplo, si el funcionario designado de la institución educativa (DSO) autorizó a un estudiante extranjero a realizar una capacitación práctica curricular, el estudiante no puede empezar a trabajar hasta que DSO apruebe la fecha de inicio. Los empleadores deben rechazar los documentos que serán válidos en el futuro y deben solicitar al empleado que proporcione otra documentación aceptable de la Lista de documentos aceptables.

¿Este documento es aceptable?: Parte 7

P:  Un certificado de nacimiento emitido por un hospital, ¿es un documento aceptable de la Lista C?

     R:  Para que un documento se considere aceptable para el proceso del Formulario I-9, el documento en cuestión debe ser un certificado de nacimiento original o una copia certificada de éste emitidos por un estado, condado, autoridad municipal o territorio no incorporado de Estados Unidos, con sello oficial. USCIS no puede observar la ley estatal y la autoridad que un hospital pueda tener para emitir certificados de nacimiento. Por lo general, un hospital no tiene esta autoridad. Recomendamos comunicarse con el estado para saber si el hospital en cuestión está autorizado para emitir certificados de nacimiento.

P:  Un pasaporte vigente, pero cancelado, ¿es un documento aceptable para el Formulario I-9?

     R:  Un pasaporte estadounidense es aceptable para el proceso del Formulario I-9 si está vigente. Por lo tanto, un pasaporte estadounidense cancelado aún puede ser un documento aceptable a los fines del Formulario I-9, siempre y cuando el documento no haya vencido. El Departamento de Estado de los EE. UU. cancela los pasaportes estadounidenses válidos y vigentes de otro modo cuando se emiten pasaportes renovados.

¿Este documento es aceptable?: Parte 6

P:  Una licencia de conducir vigente, pero revocada por el Departamento de Vehículos Automotores (DMV, por sus siglas en inglés), ¿aún es un documento aceptable de la Lista B?

     R:  Por lo general, si la licencia de conducir revocada está vigente y aparenta ser un documento genuino y se refiere a la persona que lo presenta, entonces es un documento aceptable de la Lista B. Sin embargo, si la revocación invalida la licencia de conducir como prueba de identidad, entonces la licencia revocada no es un documento aceptable de la Lista B.

P:  Un empleado presentó recientemente los documentos para completar el Formulario I-9. Los documentos parecen tener las mismas fotografías, pero la persona en estas fotografías no se parece a mi empleado. Temo que si rechazo estos documentos, que a mi parecer son fraudulentos, se inicien acciones legales en mi contra. ¿Qué debo hacer? ¿Puedo denunciar a este empleado?

     R:  No se pretende que los empleadores sean expertos en documentos. Los empleadores pueden rechazar un documento presentado por un empleado si el documento no aparenta ser razonablemente genuino o no se refiere a la persona que lo presenta. Si un empleador sospecha que un documento es fraudulento, éste puede denunciar el incidente a la ICE llamando a la línea gratuita al 1-866-DHS-2ICE.