P:  Mi empresa está creando un Formulario I-9 electrónico. Queremos incluir un menú desplegable donde se muestren los documentos que son aceptables para cada condición de inmigración o ciudadanía. ¿Hay algún recurso que muestre los documentos que las personas con distintas condiciones de inmigración y ciudadanía pueden presentar para completar el Formulario I-9?

     R:  El Cuadro de Documentos/Condición de Ciudadanía se puede utilizar como recurso de documentos específicos emitidos a categorías de personas según la condición de inmigración y ciudadanía que se pueden presentar para completar el Formulario I-9.

P:  ¿Cómo puedo agregar un campo de firma electrónica en el Formulario I-9? 

     R:  El Formulario I-9 publicado en el sitio web de USCIS no tiene actualmente una función de firma electrónica y debe permanecer bloqueado para garantizar su integridad. Los empleadores que deseen implementar un Formulario I-9 electrónico con una función de firma electrónica pueden volver a crear un Formulario I-9 que incluya dicha función, siempre y cuando el formulario tenga el mismo diseño y contenga todos los elementos de datos y el idioma del Formulario I-9 publicado en el sitio web de USCIS. Consulte 8 CFR 274a.2 (a)(2). El Formulario I-9 electrónico, que incluya cualquier función de firma electrónica que un empleador haya implementado, y el sistema utilizado para generar y almacenar esta firma, debe cumplir con las reglamentaciones establecidas en 8 CFR 274a.2 (e)-(i). Para obtener más información, consulte las páginas 23 a 26 del Manual de empleadores: Instrucciones para completar el Formulario I-9 (en inglés).

P:  Mi empresa desea dejar de conservar copias de documentación de todos los empleados. ¿Cómo debemos implementar este cambio? ¿Debemos destruir todas las copias conservadas anteriormente?

     R:  Las reglamentaciones del Formulario I-9 les permiten a los empleadores elegir si desean o no conservar copias de documentación presentada por los empleados para completar el Formulario I-9. Por lo tanto, usted puede decidir en cualquier momento empezar a conservar copias de documentos o bien dejar de hacerlo, siempre y cuando haga esto con las copias de todos los empleados, sin importar el origen nacional o la condición de ciudadanía, sino podría infringir la ley de antidiscriminación.

No debe destruir las copias de documentos conservadas previamente. Las reglamentaciones de DHS establecen que una vez que se realizan copias de los documentos, éstas se deben conservar junto con los Formularios I-9.

P:  ¿Se ha realizado algún cambio en las reglamentaciones con respecto a conservar fotocopias de documentos presentados por los empleados para evidenciar la autorización de empleo?

     R:  Las disposiciones de verificación de elegibilidad de empleo y sanciones al empleador en la Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA, por sus siglas en inglés) siempre han establecido que los empleadores pueden elegir hacer copias de documentos: “Sin perjuicio de cualquier otra disposición de la ley, la persona o entidad puede realizar una copia de un documento presentado por una persona en conformidad con esta subsección…” (INA, Sección 274A[b][4], 8 USC §1324a[b][4]). Sin embargo, una vez que un empleador saque fotocopias de un documento presentado por un empleado, el empleador debe conservar las fotocopias junto con el Formulario I-9 o almacenarlas con los registros del empleado. Consulte 8 CFR 274a.2(b)(3). La opción de almacenar copias con los registros del empleado es una opción relativamente nueva que se agregó a las reglamentaciones en 2010. Consulte 75 Registro Federal 42575-01 (22 de julio de 2010).

P:  Si se completó una versión del Formulario I-9 que ya no tiene validez para el empleado en el momento de la contratación, ¿qué debe hacer el empleador?

      R:  Si se completó la versión incorrecta del Formulario I-9 cuando se contrató al empleado, el empleador debe intentar solucionar el error. La mejor solución sería que el empleador y el empleado completen la versión actual del Formulario I-9 y la abrochen al Formulario I-9 completado anteriormente. Se debe incluir una explicación acerca de lo ocurrido, y se debe firmar y colocar la fecha en esta explicación. Si no es posible para el empleador que el empleado y el empleador completen la versión actual del Formulario I-9, el empleador debe intentar solucionar el error mediante lo siguiente:

1. Abrochar el Formulario I-9 desactualizado, pero completo, a la versión actual.

               Firmar la versión actual del Formulario I-9.

               Incluir una explicación de por qué se adjunta la versión actual.

               Firmar y colocar la fecha en la explicación.

 2. Redactar una explicación acerca de lo ocurrido.

               Adjuntar la explicación al Formulario I-9 desactualizado y completo.

               Firmar y colocar la fecha en la explicación.

P:  ¿Cómo obtiene una persona que no es ciudadana estadounidense un documento de pertenencia a una tribu nativa estadounidense?

    R:  Para que un documento de pertenencia a una tribu nativa estadounidense sea aceptable a los fines del Formulario I-9, éste debe ser emitido por una tribu reconocida por el gobierno federal estadounidense. Algunos residentes legales permanentes, extranjeros autorizados a trabajar y naturales no ciudadanos pueden ser miembros de tribus reconocidas a nivel federal y, por lo tanto, pueden obtener un documento de pertenencia a una tribu nativa estadounidense emitido por dichas tribus. Dado que el reconocimiento federal de tribus puede cambiar con el tiempo, para determinar si la tribu es reconocida a nivel federal, consulte el sitio web de la Oficina de Asuntos de Nativos Estadounidenses (Bureau of Indian Affairs) www.bia.gov.

P:  Una Tarjeta de Residente Permanente vencida, con un adhesivo en el reverso que indica una extensión por 6 meses (adhesivo aún válido), ¿es un documento de la Lista A o Lista C? Si esta tarjeta es un documento aceptable, ¿se debe volver a verificar? 

    R:  Una tarjeta de residente permanente con un adhesivo emitido por USCIS que indica la extensión de la validez de dicha tarjeta es un documento de la Lista A y es aceptable para el Formulario I-9. Los empleadores no deben volver a verificar las tarjetas de residente permanente (Formulario I-551) y no deben volver a verificar la autorización de empleo de este empleado.

Por lo general, los empleadores no deben volver a verificar la elegibilidad de empleo de un residente legal permanente, excepto en determinadas situaciones, como por ejemplo, cuando un empleado presenta una tarjeta verde vencida con un Formulario I-797 que extiende la condición de dicha persona por 1 año, o bien un pasaporte extranjero con una estampilla I-551 que indica la evidencia temporal de la condición para el Formulario I-9.

P:  El Certificado de Naturalización, ¿es un documento aceptable para el Formulario I-9?

    R:  Sí. El Certificado de Naturalización (Formulario N-550 o N-570) es un documento aceptable de autorización de empleo de la Lista C, #8, emitido por el Departamento de Seguridad Nacional.

P:  En el Certificado de Naturalización se establece que no se pueden realizar copias de este documento. Como soy empleador, hago copias de todos los documentos para el Formulario I-9. ¿Puedo hacer una copia del Certificado de Naturalización?

    R:  Sí. El empleador puede hacer una copia del Certificado de Naturalización para el proceso del Formulario I-9. Según la Ley de Inmigración y Nacionalidad que rige el proceso del Formulario I-9, se permite realizar copias de documentación, al margen de cualquier otra disposición establecida por la ley.