P: Una nueva empleada presentó dos documentos para completar el Formulario I-9, cada uno con un apellido diferente. Un documento coincide con el nombre que ella introdujo en la Sección 1. La empleada explicó que se había casado hace poco y que había cambiado su apellido, pero que todavía no había cambiado el nombre en el otro documento. ¿Puedo aceptar el documento con el nombre diferente?
R: Puede aceptar un documento con un nombre diferente del nombre escrito en la Sección 1, siempre que verifique que el documento se refiere razonablemente al empleado. También debería adjuntar una nota breve al Formulario I-9, donde explique la razón de la discrepancia entre nombres, junto con la documentación de respaldo que proporcione el empleado. Un empleado puede proporcionar la documentación para justificar el cambio de nombre, pero no se exige que lo haga. Sin embargo, si usted determina que el documento con nombre diferente no aparenta ser razonablemente genuino y no se refiere a la persona que lo presenta, puede solicitar que proporcione otros documentos de las Listas de documentos aceptables en el Formulario I-9.
P: Un empleado ha declarado ser un ciudadano estadounidense o un natural no ciudadano estadounidense en la Sección 1 del Formulario I-9, pero ha presentado junto con el Formulario I-551 una “tarjeta verde”. Otro empleado ha declarado ser un residente legal permanente, pero ha presentado un pasaporte de EE. UU. ¿Debo aceptar estos documentos?
R: En estos casos, primero debe asegurarse de que el empleado comprendió y completó correctamente la certificación de condición de la Sección 1. Si el empleado ha cometido un error y corrige la certificación, éste debe escribir sus iniciales y la fecha de la corrección, o completar un nuevo Formulario I-9. Si el empleado confirma la exactitud de su testimonio inicial, usted no debe aceptar una “tarjeta verde” de un ciudadano estadounidense o un pasaporte de EE. UU. de un extranjero. Aunque no se espera que sea un experto en la ley de inmigración, ambos documentos en cuestión son incompatibles con la condición declarada y, por lo tanto, no son documentos que se relacionen razonablemente con la persona que los presentó.